Vanaf januari 2026 ben je verplicht om je facturatie naar andere ondernemingen te doen via een “gestructureerde elektronische facturatie”, een e-invoice.
Opgelet, een pdf document is geen e-invoice. Een elektronische factuur is een document dat zo is gecodeerd dat het automatisch wordt ontvangen, gelezen en verwerkt door de software van de ontvanger.
Werk je me een facturatie pakket zal deze software allicht (tegen 2026) de mogelijkheid voor de opmaak van een e-invoice voorzien. Maak je je facturen in bv. een excel of pdf zijn er online (vaak gratis) tools die je de mogelijkheid geven aan deze verplichting te voldoen.
Bij facturatie aan de overheid bestond de verplichting tot elektronische facturatie al langer voor overheidsopdrachten waarvan de waarde gelijk is of hoger dan €30.000. Bij overheidsopdrachten wordt deze drempel nu verlaagd naar €3.000 vanaf 01/03/2024. Het is trouwens ook dit (Peppol Ubl) formaat dat nu reeds verplicht wordt toegepast bij overheidsopdrachten dat als basis zal dienen voor de e-invoicing aan ondernemingen.
Deze nieuwe wetgeving is (nog) niet van toepassing voor facturen aan particulieren of aan buitenlandse bedrijven.
Bedoeling van de overheid is om met deze verplichting een betere controle te hebben over de btw invorderingen en om de administratieve lasten bij bedrijven te verkleinen. De geautomatiseerde verwerking van facturen is niet alleen sneller en goedkoper, het verkleint ook de kans op fouten.
Op termijn wil de overheid met deze systemen een ruimere en eenvoudigere controle mogelijk maken van facturen en gerapporteerde omzetten. Op korte termijn is er echter nog geen sprake van dat jouw facturen aan andere ondernemers automatisch ook aan de overheid worden gemeld of deze elektronische facturatie de klassieke btw aangifte zou vervangen.
Over de praktische invulling van bovenstaande verplichting zijn er nog heel wat vragen waar allicht de komende jaren verduidelijking over komt. Dit Belgisch verhaal kadert in een ruimer Europees initiatief dat verdere digitalisatie zal verplichten en harmoniseren over de landsgrenzen heen. Een materie de we graag voor je blijven opvolgen.
