Vanaf januari verstuur je verkoopfacturen verplicht via Peppol

04/10/25 Vanaf januari 2026 ben je verplicht om je facturen op te maken en te versturen als een e-invoice. Ondernemingen die zich niet hebben voorbereid riskeren boetes.

Bedrijven die vanaf januari 2026 niet in orde zijn met deze nieuwe verplichting kunnen hiervoor boetes krijgen. Die gaan van € 1.500 voor een eerste overtreding, € 3.000 bij een tweede vaststelling naar € 5.000 bij een derde inbreuk. Het is dan ook belangrijk nog voor het jaareinde de nodige stappen te zetten zodat jouw onderneming vanaf januari elektronische facturen kan versturen en ontvangen.

Wat is elektronische facturatie of ‘e-invoicing’

Gestructureerd formaat

Een elektronische factuur, of e-invoice, is een factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm, die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. Het gaat dus veel verder dan louter een PDF-factuur via e-mail versturen.

Bij e-invoicing worden facturen verzonden in een gestructureerd formaat zoals XML (Extensible Markup Language) of UBL (Universal Business Language). In plaats van alleen tekst en afbeeldingen, bevat dit formaat gestandaardiseerde gegevensvelden die de inhoud van de factuur in een machineleesbare vorm beschrijven. Dit zorgt voor nauwkeurigheid, consistentie en efficiëntie in de verwerking van facturen.

Automatisering en efficiëntie

Door gebruik te maken van gestructureerde formaten kunnen bedrijven hun financiële processen automatiseren. Facturen kunnen direct worden ingevoerd in het boekhoudsysteem, zonder handmatige gegevensinvoer, wat fouten minimaliseert en tijd en kosten bespaart. De boekhouding zal zo ook up-to-date blijven, wat het een bruikbaar instrument maakt om de financiële gezondheid van uw onderneming te meten.

PEPPOL-netwerk: jouw toegangspoort tot elektronische facturatie

PEPPOL staat voor “Pan-European Public Procurement Online” en is een netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties in staat stelt om elektronische documenten, waaronder facturen, uit te wisselen volgens gemeenschappelijke normen.

Om gebruik te kunnen maken van het PEPPOL-netwerk, moeten ondernemers zich registreren bij een erkend PEPPOL-acces point (zoals bv. CodaBox). Nadat de factuur is gegenereerd, kan deze worden verzonden naar de ontvanger via het PEPPOL-netwerk. Het access point zal de factuur omzetten in het juiste formaat en ervoor zorgen dat deze veilig wordt afgeleverd. Aan de ontvangende kant zal de factuur via het PEPPOL-access point toekomen en automatisch worden verwerkt in het boekhoudsysteem van de ontvanger.

Samengevat, elektronische facturatie via het PEPPOL-netwerk is een gestandaardiseerde en geautomatiseerde manier om facturen tussen bedrijven uit te wisselen.

Voor wie is deze verplichting van toepassing?

Vanaf 2026 moeten alle B2B-transacties gebruikmaken van gestructureerde elektronische facturen. Alle in België gevestigde btw-belastingplichtige leveranciers en afnemers zullen dus vanaf dat ogenblik onderhevig zijn aan deze verplichting. De verplichting om een e-invoice uit te reiken, geldt voor elke levering van een dienst of goed, die voor btw-doeleinden in België plaatsvindt.

Voordelen van elektronische facturatie

De overstap naar digitale facturatie biedt meerdere voordelen:

• Efficiëntie: automatisering van het facturatieproces bespaart tijd en vermindert administratieve lasten.
• Foutreductie: gestructureerde facturen zijn minder foutgevoelig dan manuele verwerking van papieren of digitale documenten in niet-gestructureerde formaten zoals PDF.
• Fraudebestrijding: het helpt in de strijd tegen phising en btw-fraude

Bereid je tijdig voor op e-invoicing

Het is aangewezen om tijdig te starten met de voorbereidingen voor deze verandering.