Vanaf begin dit jaar werd de ficheverplichting voor terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever uitgebreid. In het kader van deze nieuwe fiscale wetgeving hebben wij intern ons systeem aangepast en de dossiers van werkgevers die werken met onkostenvergoedingen opnieuw geanalyseerd.
Wat betekent dat voor jou?
Wij hebben gemerkt dat binnen jouw onderneming gewerkt wordt met onkostenvergoedingen en dat deze (voor een deel) aan looncode 1600 binnen onze loonmotor zijn gekoppeld. Deze looncode is de algemene verzamelcode van ‘onkostenvergoedingen’ in de ruime betekenis van het woord. Op de fiscale fiche moet er echter een onderverdeling worden gemaakt tussen de verschillende types van onkostenvergoedingen. Bovendien moet je sinds inkomstenjaar 2022 ook telkens het totale bedrag per type terugbetaalde kosten vermelden.
Looncode 1600 maakt echter geen onderscheid tussen de verschillende types van onkostenvergoedingen, waardoor wij ook dit onderscheid op de fiscale fiche voor jouw betrokken werknemers momenteel niet kunnen maken.
Ter herinnering, het gaat om de onderverdeling in 3 categorieën van terugbetaalde onkosten:
- Terugbetaling op basis van werkelijke bewijsstukken.
- Terugbetaling van een forfait, vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen.
- Terugbetaling van een forfait, niet vastgesteld volgens ernstige en met elkaar overeenstemmende normen.
Onkostenvergoedingen koppelen aan andere looncodes
In deze context vragen wij jou dan ook om na te gaan welke onkostenvergoedingen er precies toegekend worden aan je personeel en je klantenadviseur hierover te informeren. Zo kunnen wij de onkostenvergoeding aan de specifieke looncode koppelen en komt dit correct op de fiscale fiche.
Concreet zijn er volgende mogelijkheden:
- Als de onkostenvergoeding onder looncode 1600 kan worden gelinkt aan terugbetaalde onkosten op basis van bewijsstukken, kan je het best gebruikmaken van looncode 1601 of 1602 (terugbetaling onkosten via de loonfiche zelf of via de boekhouding).
- Als de onkostenvergoeding onder looncode 1600 kan worden gelinkt aan een kostenforfait dat door de fiscus wordt aanvaard als terugbetaling, dan is dit in principe mogelijk voor de volgende onkosten:
- Forfait voor dienstreizen (max. 0,1407 euro/km). Dit komt overeen met looncode 1630-1631 in onze loonmotor.
- Forfait voor binnenlandse dienstreizen (max. 18,84 euro dag voor maaltijdkosten en 141,33 euro/nacht voor verblijfkosten). Dit komt overeen met looncode 1640-1642 en 1660-1661 in onze loonmotor.
- Forfait voor buitenlandse dienstreizen (maximale bedrag wordt per land bepaald in landentabel). Dit komt overeen met looncode 1663 in onze loonmotor.
- Forfait voor telewerk
- Bureaukosten (max. 140,15 euro/maand). Dit komt overeen met looncode 1605 in onze loonmotor.
- Gebruik eigen PC (max. 20 euro/maand). Dit komt overeen met looncode 1605001 in onze loonmotor.
- Gebruik eigen internet (max. 20 euro/maand). Dit komt overeen met looncode 1605002 in onze loonmotor.
- Gebruik tweede scherm, printer of scherm (max. 10 euro/maand). Dit komt overeen met looncode 1605003 in onze loonmotor
- Terugbetaling/terbeschikkingstelling kantoormeubilair of informaticamateriaal. Dit komt overeen met looncode 1607 in onze loonmotor.
- Forfait voor kosten verbonden aan auto
- Garage (max. 50 euro/maand). Dit komt overeen met looncode 1632.001 in onze loonmotor.
- Parking (max. 15 euro/maand). Dit komt overeen met looncode 1632.002 in onze loonmotor.
- Carwash (max. 15 euro/maand). Dit komt overeen met looncode 1632 in onze loonmotor.
- Kledijvergoeding (max. 1,84 euro/dag). Dit komt overeen met looncode 3220-3225 in onze loonmotor.
- Als de onkostenvergoeding onder looncode 1600 kan worden gelinkt aan een ander forfait dat niet in bovenstaande lijst voorkomt, informeer je klantenadviseur hier dan ook over. Het gaat dan mogelijks om een onkostenvergoeding die enkel sectoraal werd voorzien of om een onkostenvergoeding van de derde categorie, op basis van niet ernstige normen. Ook hier wordt dan het best een specifiekere looncode aan gekoppeld.
Bewaar bewijsstukken
Door de nieuwe ficheverplichting kan de fiscus gerichter controles uitoefenen. Wens je toch verder gebruik te maken van de looncode 1600, dan raden wij aan om alle bewijsstukken van gemaakte onkosten zeker goed te bewaren zodat je ze kan voorleggen bij een eventuele controle. Opgelet, ook als je gebruikmaakt van een forfaitaire raming moet je nog altijd het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden.